وظایف مدیر فنی بند ب از نگاه سازمان میراث فرهنگی

تمامی آژانس‎های خدمات مسافرتی می‎بایست فردی را به عنوان مدیر فنی به سازمان مربوطه معرفی نمایند. سازمان میراث فرهنگی، صنایع دستی و گردشگری وظایف مدیر فنی بند ب را مشخص کرده، که ما در متن ذیل به چند مورد از آنها اشاره می‎کنیم:

• مدیر فنی جهت فعالیت در دفاتر باید دارای تاییدیه مکتوب از اداره کل میراث فرهنگی،صنایع دستی و گردشگری استان باشد.
• مدیر فنی موظف به نظارت بر ثبت‎نام و نحوه اجرای گشت‎ها است.
• مدیر فنی موظف است بر سایر فعالیت‎های مربوط به گردشگری اعم از رزرو هتل و اخذ روادید نظارت نماید.
• مدیر فنی موظف است با هماهنگی صاحب امتیاز دفتر/مدیرعامل شرکت نسبت به تنظیم گزارش عملکرد به‎صورت فصلی در فرم‎های مخصوص اقدام و آن را به اداره کل استان تحویل نماید.
• مدیر فنی موظف به ارتباط مستمر و نزدیک با سازمان مرجع صدور مجوز و انجمن‎های صنفی مرتبط بوده و باید آخرین دستورالعمل‎ها و تغییرات انجام گرفته در مقررات و فرم‎های قرارداد را اخذ و اجرا نماید.
• مدیر فنی موظف است در صورت وجود نقص در ارائه خدمات گردشگری، نسبت به رسیدگی و پیگیری شکایات مسافران و حل و فصل مشکل اقدام نماید.
• مدیر فنی موظف است در صورت تخلف و یا قصور احتمالی در نحوه فعالیت و عملکرد دفتر/شرکت، موضوع را جهت بررسی و اتخاذ تصمیم به اداره کل استان گزارش نماید.

مدیران آژانس‎های مسافرتی بر اساس اهدافی که از قبل تعیین شده در بازه‎های زمانی کوتاه‎مدت، میان‎مدت و بلندمدت انتظارات متفاوتی از عملکرد مدیر فنی خود دارند. در این مطلب سعی شده که وظایف مدیر فنی بند ب مورد بررسی دقیق‎‎تری قرار گیرد. به طور کلی عملکرد مدیران فنی بند ب در چهار حوزه اصلی و اساسی مدیریتی تعیین می‎گردد:

مدیر فنی جهت فعالیت در دفاتر باید دارای تاییدیه مکتوب از اداره کل میراث فرهنگی،صنایع دستی و گردشگری استان باشد

1. برنامه‌ریزی

اولین قدم برای رسیدن به هدفی که از قبل تعیین شده و نحوه اجرای آن، برنامه‎ریزی و ارائه طرحی اولیه و پیش‎بینی راه‎های احتمالی دست‎یابی به آن می‎باشد. این فرآیند باید در راستای اهداف آژانس و در چهارچوب قوانین و مقررات سازمان میراث فرهنگی، صنایع دستی و گردشگری انجام گیرد و شامل موارد زیر باشد:

• شناخت بازار هدف جهت جذب گردشگر، شناسایی و تعیین مقاصد گردشگری مناسب و ارائه‎ی انواع پکیج مسافرتی
• حضور فعال و موثر در نمایشگاه‎های معتبر گردشگری داخلی و خارجی
• پیش‎بینی میزان فروش و برآورد تقریبی بودجه مورد نیاز
• تهیه پکیج مسافرتی و تعیین قیمت تمام شده و قیمت‎گذاری برای فروش

یکی از مهم‎ترین وظایف مدیر فنی بند ب، برنامه‎ریزی‎های دقیق کاری است

2. سازماندهی

بررسی امکانات و شرایط موجود، فراهم نمودن فضای مناسب در روابط بین همکاران به‎شکل مطلوب، تعیین مسئولیت‎ها و اختیارات افراد زیرمجموعه برای رسیدن به اهداف از پیش تعیین شده با هماهنگی مدیریت از اولویت‎های یک سازماندهی کارآمد می‎باشد. جهت دستیابی به موارد ذکر شده، نکات زیر باید مدنظر قرار بگیرند:

• مدیریت کلیه روابط برون‎سازمانی و درون‎سازمانی
• بررسی و شناخت کافی از کیفیت و چگونگی وسایل حمل و نقل و مراکز اقامتی و همچنین نحوه رزرواسیون آن‎ها
• شناخت کافی از کارگزاران و هماهنگی با آن‎ها جهت اجرای مناسب ترانسفر و اجرای گشت‎های شهری توسط راهنمایان مجرب
• هماهنگی با شرکت‎های کارگزاری صدور بیمه مسافرتی

یکی دیگر از مواردی که منجر به موفقیت‎آمیز بودن عملیات فروش و در نهایت پیشبرد اهداف سازمانی‎ می‎شود، انتخاب و به‎کارگیری افراد توانمند و کوشا و همچنین افرادی‎ست که دارای اطلاعات لازم و کافی برای ارائه به گردشگران باشد. به همین جهت مدیران فنی با هماهنگی و نظارت مدیریت می‎بایست نسبت به‏‎موارد ذیل اقدامات لازم را به‎عمل آورند:

• گزینش و استخدام افراد مورد نیاز برای تکمیل نیروی انسانی بخش‎های فروش، رزرواسیون، روابط عمومی و …
• فراهم نمودن امکانات لازم جهت آموزش مناسب و کافی نیروی انسانی مورد نیاز تحت پوشش
• به‎کارگیری راهنمایان دارای کارت و با تجربه جهت همراهی تورها

تعیین مسئولیت‎ها و اختیارات افراد زیرمجموعه یکی دیگر از وظایف مدیر فنی بند ب می‎باشد

3. مدیریت

یک مدیر فنی حرفه‎ای باید توانایی راهنمایی و هدایت نیروهای تحت نظر خود را با هماهنگی مدیر آژانس داشته باشد. به همین منظور مهم‎ترین وظایف مدیر فنی در این بخش را با هم مرور می‎کنیم:

• ایجاد ارتباط از طریق مکاتبات رسمی با مدیران شرکت‎های حمل و نقل اعم از هوایی، زمینی یا ریلی، واحدهای اقامتی و همچنین کارگزاران داخلی و خارجی، شرکت‎های بیمه
• ارتباط با مدیران فنی سایر آژانس‎ها جهت توسعه و پیشبرد اهداف مجموعه تحت پوشش خود
• برگزاری جلسات هفتگی و ماهانه با کارکنان تحت نظر خود و توجیه آن‎ها در خصوص دستورالعمل‎ها و مقررات تدوین شده
• توجیه نمودن پرسنل جهت ارائه اطلاعات درست، دقیق و صادقانه به مسافران
• آگاه نمودن کارمندان در توجیه مسافران از مقررات گمرکی کشورها، محدودیت‎های ارزی، قوانین بهداشتی نظیر واکسیناسیون و نظایر آن، قوانین و مقررات امنیتی و راهنمایی و رانندگی و …

ارتباط با مدیران فنی سایر آژانس‎ها جهت توسعه و پیشبرد اهداف مجموعه تحت پوشش خود از دیگر وظایف مدیر فنی بند ب است

4. کنترل و نظارت

از آن‎جایی که سرپرستی کانترهای فروش تور داخلی و خارجی و همچنین تورهای ورودی بر عهده مدیر فنی بند ب است، به‎منظور حصول اطمینان از اجرای سیاست‎های داخلی آژانس و همچنین دستورالعمل‎های سازمان میراث فرهنگی، صنایع دستی و گردشگری و سایر انجمن‎های صنفی وابسته، ارزیابی عملکرد کارکنان تحت پوشش و مقایسه نتایج حاصله با اهداف از پیش تعیین شده و بررسی علل مغایر‎ های احتمالی، موارد ذیل بایستی توسط مدیر فنی مورد ارزیابی قرار گیرند:

• نظارت مستقیم بر نحوه فعالیت کانترهای فروش تور خصوصا شیوه برخورد با مسافران اعم از حضوری و غیرحضوری
• کنترل گزارش فروش روزانه تورها و سایر خدمات ارائه شده اعم از اخذ روادید، رزرواسیون هتل، ترانسفر و نظایر آن و کنترل قرارداد منعقده بین آژانس و مسافر یا نماینده مسافران
• تهیه گزارش فروش تورها در پایان هر ماه با هماهنگی واحد مالی
• نظارت بر ثبت‎نام و نحوه اجرای گشت‎ها و تحویل مدارک به مسافران پس از حصول اطمینان از تسویه حساب
• کنترل و بررسی کیفیت اجرای تورها از از طریق تهیه و در اختیار قرار دادن فرم‎های نظر سنجی به مسافران که در پایان هر تور جمع آوری و بررسی می‎شوند
• تهیه آمار گشت‎های برگزار شده، تنظیم و ارائه گزارش عملکرد به صورت فصلی در فرم‎های مخصوص و ارسال آن به سازمان میراث فرهنگی، صنایع دستی و گردشگری استان
• رسیدگی به شکایات احتمالی دریافتی از نحوه ارائه خدمات به مسافران با نظارت مدیریت
• کنترل روزانه پکیج‎های تور داخلی و خارجی آژانس‎های مجری مستقیم از نظر تاریخ اعتبار و قیمت نهایی

سرپرستی کانترهای فروش تور داخلی و خارجی و همچنین تورهای ورودی بر عهده مدیر فنی بند ب است